Письмо для бизнеса: Письмо-ответ на запрос

Кеннет Бире — преподаватель английского языка как второго (ESL) и разработчик курсов с более чем тридцатилетним опытом преподавания.

Это руководство по ответам на письма-запросы написано специально для изучающих английский язык. Он охватывает стандартную структуру и фразы, используемые в ответах. Запросы приходят, чтобы запросить дополнительную информацию о продукте или услуге. Скорость, с которой вы отвечаете, а также то, насколько вы полезны в предоставлении запрашиваемой информации, гарантируют, что ваш ответ на запрос будет успешным.

Очень важно произвести хорошее впечатление, отвечая на запросы потенциальных клиентов. Конечно, лучшее впечатление произведет предоставление материалов или информации, которые запросил потенциальный клиент, это положительное впечатление улучшится хорошо написанным ответом.

Основы делового письма

Основы написания деловых писем одинаковы для каждого типа делового письма. Не забудьте указать свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма (или использовать фирменный бланк вашей компании), а затем указать адрес компании, которой вы пишете. Дата может быть размещена с двойным интервалом вниз или вправо. Вы также можете указать ссылочный номер для корреспонденции.

Для других типов деловых писем используйте это руководство по различным типам деловых писем, чтобы усовершенствовать свои навыки для конкретных деловых целей, таких как наведение справок, корректировка требований, написание сопроводительных писем и многое другое.

Важный язык для запоминания

• НачалоДорогой мистер, мисс (миссис, мисс — очень важно использовать Ms для женщин, если только вас не попросят использовать миссис или мисс)
• Поблагодарить потенциального клиента за проявленный интересСпасибо за ваше письмо от. спрашивать (запрашивать информацию) о чем-л.
  Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо от. спрашивать (запрашивать информацию) о чем-л.
• Предоставление запрошенных материаловМы рады приложить.
  В приложении вы найдете.
  Мы заключаем.
• Предоставление дополнительной информацииМы также хотели бы сообщить вам.
  По поводу вашего вопроса о.
  В ответ на Ваш вопрос (запрос) о.
• Закрытие письма с надеждой на будущееМы с нетерпением ждем. услышать от вас / получить ваш заказ / приветствовать вас в качестве нашего клиента (заказчика).
• ПодписьИскренне Ваш (не забудьте использовать «С уважением», когда вы не знаете имени человека, которому пишете, и «С уважением», когда знаете.

Пример

Братья Джексон
3487 23-я улица
Нью-Йорк, NY 12009
Кеннет Бир
административный директор
Компания изучающих английский язык
2520 Визита Авеню
Олимпия, Вашингтон, 98501
12 сентября 2000 г.
Дорогой мистер Беар
Благодарим Вас за запрос от 12 сентября с просьбой предоставить последний выпуск нашего каталога.
Мы рады приложить нашу последнюю брошюру. Мы также хотели бы сообщить вам, что на сайте jacksonbros.com можно совершать покупки онлайн.
Мы с нетерпением ждем возможности приветствовать Вас в качестве нашего клиента.
Искренне Ваш
(Подпись)
Деннис Джексон
Директор по маркетингу
Братья Джексон