0 просмотров

Создание письма-подтверждения для бизнес-настройки

Занятая деловая женщина в очках, работающая над деловым письмом на своем компьютере

Кеннет Бире — преподаватель английского языка как второго (ESL) и разработчик курсов с более чем тридцатилетним опытом преподавания.

Целью писем-подтверждений является предоставление доказательств того, что вы получили определенные документы или запрос определенного типа. Письма-подтверждения часто используются для всего, что связано с юридическим процессом.

Элементы письма

Как и в любой деловой или профессиональной переписке, вы должны начать свое письмо с нескольких конкретных и ожидаемых элементов:

  1. Ваше имя, адрес и дата в правом верхнем углу
  2. Имя человека, которому вы адресуете письмо, слева вверху в строке под вашим адресом
  3. Название компании (если применимо)
  4. Адрес фирмы или частного лица
  5. Строка темы, в которой кратко указывается цель письма, выделенная жирным шрифтом (например, «Юридическое дело № 24»).
  6. Вступительное приветствие, например «Уважаемый мистер Смит».

Когда вы начинаете письмо-подтверждение, начните с краткого предложения о том, что это действительно письмо-подтверждение. Некоторые фразы, которые вы можете использовать, включают:

  • Настоящим подтверждаю получение следующих документов.
  • Я подтверждаю получение.
  • Мы позаботимся о том, чтобы ответственное лицо получило эти материалы сразу же по возвращении в офис.

Остальная часть письма должна включать основной текст, в котором вы поясняете в одном или двух абзацах, что конкретно вы признаете. В конце тела письма вы можете предложить свою помощь, если это необходимо, например: «Если я могу быть чем-то полезен, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне». Завершите письмо стандартной фразой, например: «С уважением, мистер Джо Смит, фирма XX».

Образец письма

Может быть полезно просмотреть образец шаблона письма. Не стесняйтесь копировать формат ниже для вашего письма-подтверждения. Хотя в этой статье он не печатается как таковой, обратите внимание, что обычно вы должны правильно указывать свой адрес и дату.

Джозеф Смит
Акме Трейдинг Компани
5555 С. Мейн-стрит
Куда угодно, Калифорния 90001
25 марта 2018 г.
Re:Судебное дело № 24
Дорогой ______:
Поскольку г-на Дуга Джонса не будет в офисе в течение следующих двух недель, я подтверждаю получение вашего письма от 20 марта 2018 г. Оно будет доведено до его сведения сразу после его возвращения.
Если я могу чем-то помочь во время отсутствия мистера Джонса, пожалуйста, не стесняйтесь звонить.
Искренне Ваш,
Джозеф Смит

Подпишите письмо под заключительной фразой «С уважением» прямо над своим именем.

Другие соображения

В письме-подтверждении содержится документация о том, что вы получили письмо, распоряжение или жалобу от другой стороны. Если дело станет юридическим или деловым разногласием, ваше письмо-подтверждение показывает, что вы действительно ответили на запрос другой стороны.

Если вы не знакомы со стилем делового письма, найдите время, чтобы изучить основной формат написания деловых писем и просмотреть различные типы деловых писем. Это поможет вам усовершенствовать свои навыки для конкретных деловых целей, таких как наведение справок, корректировка претензий и написание сопроводительных писем.

голоса
Рейтинг статьи
Статья в тему:  Уровни использования: определение и примеры
Ссылка на основную публикацию
0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
Adblock
detector